Las unidades de correspondencia, deberán adoptar sistemas de organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; contaran con un aplicativo, equipos mobiliarios y de mas elementos, como también elaboraran las planillas, formatos y controles, que permitan certificar la recepción y envió de los documentos por parte de los funcionarios competentes.
a. El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en su sistema manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s) Dependencia(s) competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario responsable del tramite, Anexos y tiempos de respuesta (si lo amerita), entre otros.
b. La radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir por los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los siguientes criterios:
1. Las unidades de correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser devueltas al respectivo destinatario.
2. Las comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibimiento, confecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si amerita su registro radicación, igualmentese tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se recibe, esta completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservación.
3. Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensaje como confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá establecer sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de la correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registraran y radicaran.
4. Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto, las entidades podrán diseñar los controles necesarios.
5. El registro y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y distribución. sin embargo se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregarse de inmediato. posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que identifiquen claramente la comunicación: numero de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha, y horario de recibido, dependencia a la cual se direcciona el documento y espacio para firma del funcionario que recibe.
6. Para el envío de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas se deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para producción documental, la imagen corporativa, además, las formas de distribución como tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros.
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