Equipo y Mobiliario

Las unidades de correspondencia determinaran los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la entidad.

Equipos: De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, cada entidad podrá contemplar el uso de recurso informático como computadores, aplicativos y redes, que faciliten los procedimientos de registro, Radicacion y distribución de las comunicaciones. De igual forma para facilitar el tramite y distribución, podrán contar con equipos fax, correo electrónico, digitalizacion, reprografia, entre otros.

Sellos: con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las unidades de correspondencia deberán contar con sellos, como: Recibido, devuelto, urgente y los demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

Carpetas: para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar con mínimo con una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

Casilleros: en virtud que las unidades de correspondencia centralizan la recepción y envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación.