Las Unidades de Correspondencia deben velar por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en los manuales de procedimientos en cuanto a clase de papel, formato y firmas responsables.
De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico.
También se deben adoptar normas para favorecer la permanencia y durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales.
Se recomienda utilizar papel con gramaje entre 75 y 90 g/m2 y libre de ácido. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química y ser insolubles al contacto con la humedad.
Para la información generada o guardad en medos magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
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